Diario de Innovación

Como parte del reto del Mooc Innovación en el Sector Público, este diario de innovación tratará de explicar qué, cómo y cuándo se van dando los pasos para implantar un proceso innovador en mi trabajo.

Semana del 23 al 29 de mayo

En esta primera semana, he pensado en la forma de mejorar los procesos de lo que en mi unidad llamamos "escolarización".

Dado que nos dedicamos a enviar el equipamiento a todos los centros públicos de Educación (desde Infantil hasta Secundaria), una vez que recibimos los datos sobre la escolarización del curso siguiente (datos que se empiezan a recibir en estas fechas), hay que Crear actuaciones (se crea una por cada uno de los ciclos educativos en cada centro que, según los datos recibidos, sufrirán un aumento de grupos respecto al curso actual), estudiar la necesidad de envío de mobiliario de aulas para los mismos, revisar estos estudios y finalmente distribuir el material en aquellos casos en el que el proceso completo derive en una necesidad real.

Hasta ahora los procesos se hacían de la siguiente forma:

1.     Creación actuaciones: Con los datos por centro y ciclo educativo (infantil, 1^er ciclo, 2º ciclo y 3 ^er ciclo de primaria, ESO, Bachilleratos y Ciclos Formativos) en una hoja de cálculo, tanto del curso actual como los del curso próximo, se comparaban ambos, obteniendo un listado de centros a los que había que crear una Actuación. El listado era fácilmente cargado en el sistema (que ofrece un método de creación masiva a partir de un fichero).

2.     Estudio actuaciones: A las actuaciones creadas se les añadía, en un campo de texto, un estudio del aumento de grupos, así como un "recuento manual" del material con el que ya cuenta el centro para cubrir las necesidades de equipamiento de aula de dichos grupos. El estudio es el proceso más "difícil" de tratar, ya que se ha de hacer revisando el histórico de envío de material al centro (para ese ciclo educativo que aumentará), con lo que llamamos "la cuenta de la vieja"...queda claro: lápiz, papel y a contar. En función de si el material "contado" es suficiente para cubrir las necesidades del total de grupos del ciclo estudiado, se decide si se ha de enviar material o no.

3.     Revisión actuaciones: entran aquí los compañeros de las diferentes Gerencias Provinciales a confirmar que los estudios realizados por nosotros en Servicios Centrales son correctos (sirve como revisión de posibles errores), y se complementa con comunicaciones a los directores de los centros para confirmar con ellos que las necesidades calculadas se ajustan a la realidad del centro.

4.     Distribución: es la tarea más automatizada, ya que el sistema, una vez creadas y verificadas las necesidades lanza órdenes de distribución de forma masiva y casi automática, de forma que el operador logístico empieza a hacer las entregas.

En la siguiente semana se habrá de determinar qué y cómo hay que hacer para innovar...ya que de eso se trata, introducir cambios que resulten en mejorías palpables...

Semana del 30 de mayo al 5 de junio

Dado el problema de recursos de personal en Servicios Centrales, decidimos que la innovación mayor sería volver del revés la incidencia de las personas en los procesos, es decir, dar a las Gerencias Provinciales el inicio de los estudios, y que sean los servicios centrales los que revisen los mismos.

Por tanto queda claro que en esta innovación debe estar implicados todo el personal, tanto los gestores/as de la Dirección de Equipamientos, Logística y Tecnología (donde tengo la suerte de trabajar) como los responsables de Equipamientos en las 8 Gerencias Provinciales.

Esta innovación traería diferentes beneficios:

• El que sean más personas las que inicien los estudios lleva a una mayor rapidez, 
• La rapidez en lugar de ser un inconveniente en cuanto a fiabilidad, es una ventaja, ya que son más personas haciendo los estudios, y por tanto estos tendrán más exactitud.
• La cercanía de las gerencias provinciales a los centros educativos es otra ventaja, puesto que conocen de primera mano las necesidades de los centros, y lo que no dicen los "números fríos", por tanto se podrá decidir desde antes si un centro tiene realmente necesidades de equipamiento o no, y esto es una gran ventaja en términos de distribución logística.

Canales de comunicación: cambio significativo previo y necesario

Para implantar esta innovación se ha pedido al servicio de Sistemas de la Información de la Agencia un cambio significativo en los sistemas, de forma que las Gerencias puedan realizar los estudios, y utilizar los canales de comunicación del propio sistema para poner "A Revisar" aquellas actuaciones que ya hayan estudiado. En este sentido, en el de la comunicación entre Servicios Centrales y las Gerencias Provinciales, se ha llegado a un consenso entre todas las partes, buscando cuales son las formas, dado que el sistema ofrece un "foro" con diferentes "hitos" para cada uno de los estudios realizados, había que llegar a un acuerdo sobre qué hitos usar y qué información dar en cada caso, para que todo sea más fluido, y se propague la información necesaria.

Después de un período (breve, solo de días) de pruebas con una sola Gerencia Provincial, se decide implantar el cambio en los sistemas del resto de Gerencias.

Formación y Documentación

Se ha dado formación en el uso de esas nuevas utilidades del sistema a todas las personas responsables del equipamiento escolar en las Gerencias Provinciales, dividiéndonos en 2 grupos: en un primer día hicimos la formación para las provincias occidentales, en la sede de los Servicios Centrales en Sevilla. Al segundo día fuimos 2 personas de Servicios Centrales a dar la formación a Granada a los compañeros de las 4 provincias orientales.

Esta división se hizo para no ser demasiados y que la formación fuera más personalizada, así como para facilitar el transporte y que nadie viajara desde una punta de Andalucía a la otra.

Al finalizar el curso se entregó un manual creado para recoger lo básico en el uso del sistema “nuevo”.

Ya están las cartas echadas… ¿funcionará?

Semana del 6 al 12 de junio

Y tanto que parece funcionar.

A nivel estrictamente operativo, los estudios llevan un ritmo "endiablado", los compañeros (con excepciones explicables por la carga de trabajo) responden al cambio haciendo que los datos farragosos se transformen en claras indicaciones de qué hacer en cada caso concreto.

Por otro lado, lo que podría parecer un cambio difícil, ha resultado en un cambio beneficioso, para el proceso en sí, y para las personas, ya que estamos recibiendo el feed-back de todas las Gerencias y, de forma mayoritaria, nos comentan que están cambiando su visión del problema, y que ahora entienden cosas que desde SS.CC. planteábamos históricamente y que ellos no veían: no lográbamos transmitir la dificultad de realizar tantos estudios de mobiliario a tantos centros educativos, con tan poco tiempo y de forma centralizada.

Nuestro reto ahora es ir respondiendo a la implicación de las Gerencias cerrando  (revisando),  los estudiosa un ritmo al menos parecido al que ellos han ido iniciándolos.

Resumen final

El reto está conseguido. De eso no tenemos dudas (las dudas las teníamos al principio, ya que cambiar el proceso que se sigue para conseguir algo que es uno de los objetivos principales de la Agencia, como es el asegurar la escolarización en tiempo y forma, era bastante aventurado), y la iniciativa y el empujón definitivo del Director de mi departamento han permitido que se haga realidad.

Evidentemente, la disponibilidad de todos los implicados, desde Sistemas de la Información al aplicar los cambios solicitados en un plazo record, hasta todos y cada uno de los compañeros que llevan el Equipamiento en toda Andalucía, han sido también parte importante en este éxito.

Sabemos que hay que seguir mejorando, haciendo que, por ejemplo, los datos sean menos “difíciles” de tratar o permitiendo que los centros puedan conocer con más claridad y exactitud porqué, si es el caso, no se envía material nuevo; pero esos son otros cambios que se harán, seguro, en el futuro.

Este reto era para cambiar el proceso de estudio, verificación y envío de mobiliario para centros que tendrán aumento de grupos aprobados por la Dirección General de Planificación y Centros de la Consejería de Educación, y el cambio se ha realizado abriendo la aplicación informática de gestión, que hasta ahora solo “tocábamos” en Servicios Centrales, para que sean las Gerencias las que hagan los estudios y nosotros los que los revisemos, es decir, justo al revés de lo que se venía haciendo. Diversificar y abrir, es el concepto clave que ha funcionado.

Lo que queda, a día de hoy, es el final del proceso, el de distribución de material a los centros, que no ha sufrido cambios respecto a como se venía haciendo históricamente.